W sposób nieuchronny dla zamawiających i wykonawców zbliża się moment, w którym wykonywanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, takich jak składanie oferty, uzupełnianie dokumentów, czy komunikacja między stronami postępowania, zmieni całkowicie swój dotychczasowy charakter.
Jak wynika z art. 15 ust. 1 ustawy o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw z 22.06.2016 r. przepisy prawa zamówień publicznych w zakresie, w jakim przewidują obowiązek komunikacji zamawiającego z wykonawcą wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej stosuje się w odniesieniu do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych przez:
1) centralnego zamawiającego od dnia 18 kwietnia 2017 r.;
2) innych zamawiających niż centralny zamawiający od dnia 18 października 2018 r.
Z kolei zgodnie z art. 15 ust. 2 tejże ustawy przepis art. 10a ustawy prawo zamówień publicznych z 29.01.2004 r. (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm. oraz z 2016 r. poz. 831 i 996) – dalej p.z.p. w zakresie jednolitego dokumentu zamówienia stosuje się od dnia 18 kwietnia 2018 r.
Na podstawie art. 10a ust. 1 p.z.p. w postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oraz oświadczeń, w tym oświadczenia składanego na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, sporządzonego zgodnie z wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji Europejskiej wydanym na podstawie art. 59 ust. 2 dyrektywy 2014/24/UE oraz art. 80 ust. 3 dyrektywy 2014/25/UE, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z art. 10b. p.z.p. zamawiający zapewnia, aby narzędzia i urządzenia wykorzystywane do komunikacji z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, oraz ich właściwości techniczne były niedyskryminujące, ogólnie dostępne oraz interoperacyjne z produktami służącymi elektronicznemu przechowywaniu, przetwarzaniu i przesyłaniu danych będącymi w powszechnym użyciu oraz nie mogły ograniczać wykonawcom dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia.
Z kolei z art. 10a ust. 5 p.z.p. wynika, że oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenia, w tym Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (dalej „JEDZ”), sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej, i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Zatem, w postępowaniach o udzielenie zamówienia o wartości równej lub powyżej tzw. progów unijnych wszczętych od 18 kwietnia 2018 r. wykonawcy będą zobowiązani do składania JEDZ w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Aktualny na dzień składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu JEDZ powinien zostać dołączony do składanej oferty lub wniosku. W sytuacji, gdy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oferta lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu składany jest w formie pisemnej, a JEDZ w formie elektronicznej, dla wypełnienia dyspozycji art. 25a ust. 2 p.z.p. wystarczające jest, aby JEDZ został przekazany zamawiającemu za pośrednictwem środka komunikacji elektronicznej, przed upływem terminu składania ofert/wniosków.
Jak wskazuje Urząd Zamówień Publicznych na swoje stronie internetowej, jednym z dopuszczalnych środków komunikacji elektronicznej służących składaniu w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenia w formie JEDZ jest poczta elektroniczna. Złożenie JEDZ przez wykonawcę za pośrednictwem poczty elektronicznej po 17 kwietnia 2018 r. będzie równoznaczne z jego złożeniem przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a tym samym będzie stanowiło wykonanie dyspozycji art. 10a ust. 1 p.z.p. Natomiast w opinii Urzędu Zamówień Publicznych złożenie JEDZ wraz z ofertą na nośniku danych (np. CD, pendrive) nie stanowi jego złożenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Niemniej, złożenie JEDZ za pomocą poczty elektronicznej jest tylko jednym ze sposobów przekazania zamawiającemu dokumentu w postępowaniu za pośrednictwem środka komunikacji elektronicznej.
W świetle przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych z dnia 27 czerwca 2017 r. (dalej „Rozporządzenie”), wybór odpowiedniego środka komunikacji elektronicznej należy do zamawiającego. Jak wynika z § 2 ust. 1 Rozporządzenia zamawiający wskazuje w ogłoszeniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia środki komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z wykonawcami w postępowaniu o udzielenie zamówienia, wraz z wymaganiami technicznymi i organizacyjnymi wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych i informacji przekazywanych przy ich użyciu.
Z pewnością bardziej dogodnym i idącym z duchem elektronizacji sposobem komunikowania się zamawiającego z wykonawcami będą wyspecjalizowane platformy internetowe, spełniające wymaganie techniczne określone przez ustawodawcę. Dzięki takim platformom wykonawca będzie w stanie w łatwy sposób dotrzeć do postępowania, którym jest zainteresowany, pobrać istotne dokumenty (w tym JEDZ) oraz złożyć je w sposób zgodny z przepisami.
Jedną z takich platform jest program E-Publiczny Doradca, który służy do prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, a który od 18 kwietnia 2018 r. umożliwiać będzie składanie JEDZ w formie elektronicznej.
Paweł Sendrowski
radca prawny, wspólnik zarządzający w Wielkopolskiej Grupie Prawniczej
