Pomimo tego, że nowe Prawo zamówień publicznych obowiązuje już od kilku miesięcy, wielu zamawiających nie ukrywa, że ma problem ze stosowaniem tych przepisów, a niektórzy zamawiający wstrzymują się lub ograniczają z wszczynaniem postępowań do czasu rozwiązania najbardziej palących problemów interpretacyjnych związanych ze stosowaniem ustawy z 11.09.2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2019 ze zm.) – dalej „p.z.p.”.
Sporo kwestii wymaga wyjaśnienia, ukształtowania się linii orzeczniczej Krajowej Izby Odwoławczej, czy spójnych komentarzy. Większą jednak trudnością są „pułapki” związane z przygotowywaniem i prowadzeniem postępowań w oparciu o nowe przepisy p.z.p., czy po prostu ich nieznajomość.
Niewątpliwie nowe prawo zamówień publicznych jest aktem dużo bardziej skomplikowanym i złożonym niż poprzednia ustawa prawo zamówień publicznych z 2004 r. (nowe p.zp. to przecież ponad 600 artykułów).
Obserwacja dotychczas prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia już w oparciu o nowe przepisy, wskazuje na kilka istotnych problemów.
Jednym z nich może być chociażby art. 131 ust. 1 p.z.p., zgodnie z którym zamawiający wyznacza terminy składania ofert, z uwzględnieniem złożoności i specyfiki przedmiotu zamówienia oraz czasu niezbędnego do ich przygotowania i złożenia, z tym że terminy te nie mogą być krótsze niż ustawowe terminy minimalne. To oznacza, że zamawiający de facto w każdym przypadku musi dokonać oceny, czy planowane postępowanie nie odbiega pod względem złożoności, czy stopnia skomplikowania od typowych postępowań, co sugerowałoby wydłużenie terminu składania ofert ponad termin minimalny.
Z kolei jak stanowi art. 131 ust. 2 p.z.p. w przypadku gdy zamawiający wymaga złożenia oferty po odbyciu przez wykonawcę wizji lokalnej lub sprawdzeniu przez wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego – wyznacza terminy składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do zapoznania się przez wykonawców z informacjami koniecznymi do przygotowania oferty, z tym że terminy te muszą być dłuższe od ustawowych terminów minimalnych.
Czyli zawsze, jeżeli zamawiający planuje wprowadzić obowiązek złożenia oferty dopiero po odbyciu wizji lokalnej przez wykonawców lub sprawdzeniu dokumentów na miejscu u zamawiającego, musi wyznaczać terminy składania ofert dłuższe od minimalnych.
Inną kwestią mogącą nastręczać trudności jest wyznaczanie terminu składania ofert w trybie przetargu nieograniczonego (czyli dla postępowań o wartości równej lub wyższej niż tzw. progi unijne). W trybie przetargu nieograniczonego ustalenie terminu składania ofert jest czynnością skomplikowaną, zależną od wielu czynników i okoliczności. Zasada wyrażona w art. 138 ust. 1 p.z.p., zgodnie z którą termin składania ofert nie może być krótszy niż 35 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, może ulec licznym modyfikacjom.
Od czego zależy termin składania ofert? Ustalenie terminu zależy m.in. od tego czy:
- opublikowano wstępne ogłoszenie informacyjne,
- zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia,
- składanie ofert odbywa się w całości przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Termin składania ofert w przetargu nieograniczonym może wynosić od 15 do 40 dni. Art. 138 p.z.p. wskazuje na wszystkie okoliczności, które wpływają na długość tego terminu. Skrócenie tego terminu (np. do 15 dni) możliwe jest przy spełnianiu jednej przesłanki (np. w zakresie pilnej potrzeby udzielenia zamówienia), ale ze względu na inne przesłanki może zostać wydłużony.
Z pewnością zamawiający muszą również pamiętać o różnicy w określaniu poziomu wadium, w zależności od szacunkowej wartości zamówienia oraz trybu prowadzonego postępowania. Zgodnie z art. 97 p.z.p. w przypadku przetargu nieograniczonego (a zatem dla postępowań o wartości równej lub przekraczającej tzw. progi unijne) zamawiający określa kwotę wadium w wysokości nie większej niż 3% wartości zamówienia. Natomiast w przypadku trybu podstawowego wysokość wadium nie może być większa niż 1,5 % wartości zamówienia.
