Na wstępnie konstatacji wymaga okoliczność, że pojęcie pełnomocnictwa może mieć dwojakie znaczenie. Po pierwsze, jest to oświadczenie woli mocodawcy upoważniające osobę do dokonywania w jego imieniu czynności prawnych określonych w pełnomocnictwie. Na podstawie takiego umocowania pełnomocnik jest upoważniony do reprezentowania wykonawcy, w zakresie określonym w pełnomocnictwie (np. do złożenia oferty). W drugim znaczeniu jest to dokument stwierdzający zakres umocowania.
W praktyce często dochodzi do sytuacji, w których dokument pełnomocnictwa (które upoważnia do złożenia oferty w imieniu wykonawcy) podpisywany jest już po terminie składania ofert, a co za tym idzie pojawia się pytanie, czy w związku z tym oferta została złożona prawidłowo, przez upoważnioną do tego osobę.
Biorąc jednak pod uwagę istotę i cel udzielenie pełnomocnictwa, istotna nie jest data sporządzenia dokumentu, a rzeczywisty moment udzielenia pełnomocnictwa. Z samej natury udzielania pełnomocnictwa wynika, iż mogło być ono udzielone wcześniej aniżeli wynika to z daty znajdującej się na dokumencie pełnomocnictwa.
M.in. w wyroku z dnia 16 kwietnia 2010 roku (KIO/UZP 410/10) Krajowa Izba Odwoławcza słusznie zwróciła uwagę, że „Gdyby przyjąć stanowisko Odwołującego o obowiązku uzupełnienia pełnomocnictwa, ale w taki sposób, że wystawienie pełnomocnictwa ma nastąpić w terminie (z datą) nie późniejszym, niż upływ terminu składania ofert, wówczas przepis art. 26 ust. 3 Pzp nie miałby sensu, a wykonawcy zobowiązywani byliby do wystawiania dokumentów z datą wsteczną, co jest niedozwolone i niemożliwe do spełnienia. A zatem w tym zakresie przepis art. 26 ust. 3 ustawy Pzp w przypadkach objętych jego dyspozycją (a taki przypadek w ocenie Izby zachodzi w niniejszej sprawie) jest regulacją szczególną w stosunku do przepisów ogólnych. Odwołujący nie wykazał także, że zachodzą okoliczności wymienione w art. 26 ust. 3 Pzp wskazujące, że nie wzywa się do uzupełnienia dokumentów, w sytuacji, gdy mimo ich uzupełnienia, oferta wykonawcy i tak podlega odrzuceniu, z innych względów. W szczególności nie można uznać, iż oferta Przystępującego podlega odrzuceniu jako złożona przez wykonawcę podlegającego wykluczeniu z powodu podania nieprawdziwych informacji (oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu), co podnosił Odwołujący.”.
W tym miejscu warto wskazać na postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 17 listopada 2005 roku (sygnatura: I CZ 98/05), w którym to Sąd zaznaczył, iż wskazanie daty w dokumencie stwierdzającym udzielenie pełnomocnictwa rodzi domniemanie, że to właśnie w tym dniu doszło do udzielenia pełnomocnictwa. Domniemanie to może zostać obalone przez wykazanie, że pełnomocnictwo zostało udzielone wcześniej.
Mając powyższe na uwadze zasadnym jest stwierdzenie, że data wskazana na dokumencie pełnomocnictwa lub nawet jej brak nie może być uznawana za wadliwość takiego pełnomocnictwa. W związku z tym jeżeli pełnomocnictwo załączone do oferty jest np. oznaczone datą późniejszą niż termin składania ofert, z okoliczności sprawy wynika, że wskazane w treści pełnomocnictwa osoba upoważniona była do działania w imieniu wykonawcy (w tym do złożenia w jego imieniu oferty), to takie pełnomocnictwo należy uznać za skuteczne.
