Jeśli Zamawiający nie określił inaczej w SIWZ, w przypadku braku kosztorysu ofertowego, oferta Wykonawcy nie powinna podlegać odrzuceniu jako niezgodna z SIWZ. W przypadku wynagrodzenia ryczałtowego trudno bowiem uznać brak kosztorysu ofertowego za wystarczający do odrzucenia oferty na podstawie art. 89 ust. 1 pkt. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1843), dalej p.z.p.
W przypadku wynagrodzenia ryczałtowego, Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu zamówienia za z góry określone wynagrodzenie. Jest ono niezależne od ilości faktycznie przeprowadzonych prac. Tym samym kosztorys ofertowy nie jest podstawą określenia sposobu wynagrodzenia Wykonawcy. Skoro cena za wykonanie przedmiotu zamówienia jest stała, a kosztorys ofertowy nie jest częścią ofertą konieczną do zawarcia umowy, jego brak, o ile Wykonawca nie określił inaczej w SIWZ, nie powoduje niezgodności oferty z SIWZ.
W wyroku z dnia 29 marca 2011 (syg. KIO 560/11) Krajowa Izba Odwoławcza (dalej KIO) stwierdziła, że „kosztorys ofertowy, jeżeli jest załączony do oferty, powinien odpowiadać przedmiarom – jednak, o ile w SIWZ nie zostanie mu nadana szczególna ranga, to przy wynagrodzeniu ryczałtowym kosztorys ofertowy nie wpływa na zakres zobowiązania. Zasadą jest, że wynagrodzenie ryczałtowe obejmuje wszelkie prace konieczne do wykonania zamówienia […].” Podobnie w wyroku z dnia 9 sierpnia 2012 r. ( syg. KIO 1595/12) KIO orzekło, iż: „Przy wynagrodzeniu ryczałtowym kosztorys ofertowy co do zasady nie ma istotnego znaczenia dla postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jak i dla wykonania zamówienia na roboty budowlane. W każdym jednak postępowaniu o udzielenie zamówienia, również w takim, w którym zamawiający przyjmuje ryczałtowy charakter wynagrodzenia, zamawiający może sformułować określone wymogi dotyczące treści oferty, sposobu realizacji zamówienia, czy sposobu obliczenia ceny, które będą adekwatne do jego potrzeb, możliwości i zamierzeń związanych z prawidłową weryfikacją złożonych ofert, czy wykonaniem zamówienia.” Oznacza to, że mimo iż co do zasady kosztorys ofertowy jest nieistotny dla wyniku postępowania w przypadku wynagrodzenia ryczałtowego, to postanowienia SIWZ mogą nadać mu charakter treści oferty.
W zakresie możliwości uzupełnienia kosztorysu, nie jest ono możliwe na podstawie art. 26 ust. 3 p.z.p. Kosztorys ofertowy nie jest bowiem ani oświadczeniem, o którym mowa w art. 25a ust. 1, oświadczeniem, o którym mowa w art. 25 ust. 1, albo dokumentem niezbędnym do przeprowadzenia postępowania. W wyroku KIO z dnia 27 lipca 2012 r. (syg. KIO 1493/12) wprost stwierdzono, iż „Kosztorysy ofertowe […] nie podlegają uzupełnieniu w trybie art. 26 ust. 3 p.z.p.”.
Ewentualne uzupełnienie kosztorysu ofertowego na etapie po wyborze oferty najkorzystniejszej jest w całości uzależnione od stosownych zapisów SIWZ oraz wzoru umowy.
