Jak już informowałem we wcześniejszych publikacjach, dokument „Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020” (zwane dalej „Wytycznymi”) w zakresie udzielania zamówień publicznych wprowadza uregulowania wspólne, które dotyczą zarówno prawa zamówień publicznych, jak również tzw. „zasady konkurencyjności”.
Na wstępie należałoby zaznaczyć, iż Wytyczne wprowadzają definicję zamówienia publicznego, przez które rozumie się pisemną umowę odpłatną, zawartą pomiędzy zamawiający a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane przewidziane w projekcie realizowanym w ramach programu operacyjnego, przy czym dotyczy to zarówno umów o udzielenie zamówienia zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku prawo zamówień publicznych (zwaną dalej „Ustawą”), jak i umów dotyczących zamówień udzielanych zgodnie z zasadą konkurencyjności.
W związku z powyższym, za każdym razem kiedy w Wytycznych ustawodawca posługuje się pojęciem „zamówienie publiczne” należy przez to rozumieć zamówienie udzielone po przeprowadzeniu postępowania na podstawie Ustawy albo zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zatem, zgodnie z ww. definicją zamówieniem publicznym nie jest umowa zawarta po przeprowadzeniu procedury określonej dla wydatków od 20.000,00 zł netto do 50.000,00 zł netto.
Za pewną oczywistość uznać należy postanowienia Wytycznych, zgodnie z którymi wszyscy wykonawcy mają taki sam dostęp do informacji dotyczących danego zamówienia, a warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego określane są w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia, przy czym nie mogą zawężać konkurencji poprzez ustanawianie wymagań przewyższających potrzeby niezbędne do osiągnięcia celów projektu.
Ciekawe rozwiązanie dotyczy natomiast wprowadzania do umów o udzielenie zamówienia publicznego obowiązkowych kar umownych. Trzeba przy tym zaznaczyć, że zgodnie z kodeksem cywilnym strony umowy mają swobodę we wprowadzaniu kar za naruszenia postanowień umowy, a do tej pory nawet w przypadku środków publicznych żaden akt prawny nie nakładał na jednostki publiczne obowiązku stosowania w umowach kar umownych. Zgodnie z Wytycznymi za nienależyte wykonanie zamówienia publicznego (np. z tytułu opóźnień wykonawcy, nieprawidłowej realizacji) stosowane są kary wskazane w umowie zawieranej z wykonawcą. W razie niezastosowania kary należy pisemnie udokumentować przyczyny ich niezastosowania. W przypadku niewywiązywania się przez wykonawcę z warunków umowy o zamówienie publiczne, przy jednoczesnym niezastosowaniu kar umownych, część wydatków związanych z tym zamówieniem może być uznana za niekwalifikowane.
Ważne wydają się także wymagania ustawodawcy dotyczące szacowania wartości zamówienia – czyli jednej z pierwszych czynności podejmowanych przez beneficjentów w celu przeprowadzenia procedury wyboru wykonawcy.
Jak wskazuje się w Wytycznych, szacując wartość zamówienia publicznego, należy bazować na aktualnych cenach na rynku zamawianych dóbr. W tym celu, tam gdzie jest to możliwe, należy przeprowadzić rozeznanie rynku wśród co najmniej 3 potencjalnych wykonawców danego zamówienia (nie dotyczy usług lub dostaw powtarzających się okresowo). Zwrócić należy przy tym uwagę na formułowanie „tam gdzie możliwe” – zatem tylko w sytuacji gdy nie jest możliwe dokonanie rozeznania rynku wśród 3 potencjalnych wykonawców zamawiający może przyjąć inny sposób ustalenia wartości zamówienia. W przypadku gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców, należy przedstawić uzasadnienie wskazujące na obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt. Nie ulega jednak wątpliwości, że w zdecydowanej większości przypadków trudno będzie uzasadnić brak na rynku co najmniej 3 potencjalnych wykonawców.
Wprowadzenie powyższego obowiązku stanowić będzie dla beneficjentów bardzo duże utrudnienie, gdyż de facto jeszcze przed wszczęciem jakiegokolwiek postępowania beneficjenci będą zmuszeni do zebrania co najmniej 3 informacji cenowych dotyczących danego zamówienia.
Zaznaczyć także należy, że Wytyczne wprowadzają pewne ułatwienia w ustalaniu wartości zamówienia. Jak wskazuje się, szacując wartość zamówienia, można również opierać się na podobnych zamówieniach przeprowadzonych w terminie wskazanym w art. 35 Ustawy, jeśli ich wykonawcy zostali wybrani w procedurze konkurencyjnej.
Zgodnie z Wytycznymi dokumenty dotyczące sposobu oszacowania wartości zamówienia powinny zostać zarchiwizowane łącznie z dokumentacją postępowania.
Ponadto, oszacowana wartość zamówienia publicznego powinna być ważna w chwili publikacji ogłoszenia o zamówieniu, zgodnie z art. 35 Ustawy. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpi zmiana okoliczności mających wpływ na ustaloną już wartość zamówienia, przed wszczęciem postępowania należy dokonać ponownego oszacowania jego wartości.
Jak widać powyżej, ustawodawca postanowił m.in. za pomocą uregulowań dotyczących szacowania wartości zamówienia uszczelnić system wydatkowania środków unijnych, jak również zwiększyć efektywność ich wydatkowania. Nie zmienia to jednak faktu, że w sposób nałożył na beneficjentów dodatkowe obowiązki. Co prawda, unormowania dotyczące szacowania wartości zamówienia wskazane zostały w załączniku do Wytycznych nazwanym „zaleceniami i rekomendacjami”, ale można zakładać, że instytucje pośredniczące, jak i instytucje zarządzające będę wymagać ich stosowania w praktyce.
W kolejnej publikacji omówię tematykę dotyczącą kryteriów oceny ofert oraz wymagania w tym zakresie określone w Wytycznych.
