W toku prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego nierzadko przy otwarciu ofert dochodzi do stwierdzenia, że w danej ofercie występuje rozbieżność pomiędzy ceną wyrażoną cyfrowo oraz jej słowną postacią. Jest to sytuacja niełatwa do rozstrzygnięcia przez Zamawiającego, tym bardziej, jeżeli rozbieżność jest duża, a jej źródło nieoczywiste oraz wówczas, gdy w postępowaniu wpłynęło więcej ofert i uznanie przez Zamawiającego jednej bądź drugiej kwoty w „wadliwej” ofercie przesądza o kształcie rankingu ofert.
Z pomocą przychodzi w takim przypadku instytucja wyjaśnienia treści oferty (art. 87 pzp), z której niewątpliwie zamawiający powinien skorzystać. Pomocne jest także orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej. W wyroku KIO z dnia 1 marca 2013 r. (sygn. akt KIO 329/13) wskazano, że „do kategorii zwyczaju należy zaliczyć powszechne przyjmowanie w przypadku rozbieżności za prawidłową kwotę wyrażoną słowami.”
Warto także mieć na uwadze, składane w takim przypadku przez wykonawcę wyjaśnienia nie stanowią negocjacji cenowej, bowiem zgodnie z treścią uzasadnienia wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z 24 stycznia 2018 r., sygn. akt KIO 75/18 „(…) takie wyjaśnienie wykonawcy nie stanowi ani zmiany oferty ani negocjacji, ponieważ oświadczenie co do ceny znajduje się już w złożonej ofercie i nie stanowi wyniku negocjacji w tym wypadku ceny.”
