W związku z tym, że na dobre ruszyły konkursy związane z nową perspektywą finansową na lata 2014 – 2020, warto przyjrzeć się procedurom wydatkowania środków współfinansowanych z funduszy Unii Europejskiej.

Pierwsza istotna uwaga dotyczy tego, iż zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 roku, w celu poprawienia koordynacji i harmonizacji wdrażania funduszy zapewniających wsparcie w ramach polityki spójności, tj. Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR), Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) i Funduszu Spójności, z funduszem rozwoju obszarów wiejskich, tj. Europejskim Funduszem Rolnym na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW), oraz z funduszem w sektorze morskim i rybołówstwa, tj. środków finansowanych w ramach zarządzania dzielonego Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego (EFMR), ustanowiono wspólne przepisy.

Idąc za tym, Ministerstwo Infrastruktury („MIR”) przygotowało wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020 (zwane dalej „Wytycznymi”).
Tego rodzaju wspólne uregulowanie zasad wydatkowania środków należy ocenić jako właściwe posunięcie, które z pewnością ułatwi beneficjentom różnych programów ustalenie obowiązujących procedur udzielania zamówień.

Przed omówieniem zastosowanych procedur warto wspomnieć, iż zgodnie Wytycznymi do oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków stosuje się wersję Wytycznych obowiązującą w dniu poniesienia wydatku, z tym zastrzeżeniem, że do oceny prawidłowości umów zawartych w ramach realizacji projektu w wyniku przeprowadzonych postępowań (o udzielenie zamówienia publicznego) stosuje się wersję Wytycznych obowiązującą w dniu wszczęcia postępowania, które zakończyło się zawarciem umowy. Jak stanowią dalej Wytyczne, w przypadku gdy ogłoszona w trakcie realizacji projektu (po podpisaniu umowy) wersja Wytycznych wprowadza rozwiązania korzystniejsze dla beneficjenta, warunki ewentualnego ich stosowania określa Instytucja Zarządzająca w umowie o dofinansowanie.
Co istotne, z Wytycznych wynika, że ewentualne zmiany dokonywane będą nie częściej niż raz w roku kalendarzowym. To ważne zobowiązanie, gdyż wprowadza pewną stabilizację dla beneficjentów i uniemożliwia zbyt częste zmiany w dokumentacji.

Nie należy również zapominać, że zgodnie z Wytycznymi w każdym przypadku niekwalifikowane są transakcje dokonane w gotówce, których wartość przekracza 15.000,00 euro (przeliczonych na PLN według średniego kursu walut obcych ogłoszonego przez NBP ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji).
Zasada racjonalnego i efektywnego dokonywania wydatków

Śladem wytycznych obowiązujących w poprzednim okresie programowania MIR w zależności od kwoty wprowadza różne tryby dokonywania wydatków.
Pierwsza procedura (nawiązująca do poprzednio obowiązującej „zasady efektywnego zarządzania finansami”) obowiązuje w przypadku wydatków o wartości od 20.000,00 zł netto do 50.000,00 zł netto oraz w przypadku zamówień publicznych, dla których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych (w przypadku jednostek publicznych) albo zasady konkurencyjności (w przypadku tzw. beneficjentom prywatnych oraz w przypadku jednostek publicznych dla wydatków powyżej 50.000,00 zł netto, ale poniżej progu stosowania ustawy prawo zamówień publicznych). W przypadku tego rodzaju wydatków istnieje obowiązek dokonania i udokumentowania rozeznania rynku co najmniej poprzez upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej beneficjenta lub innej powszechnie dostępnej przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych w celu wybrania najkorzystniejszej oferty.
Należy zwrócić uwagę zatem, że przestają obowiązywać dotychczasowe zasady nakazujące beneficjentów dokonanie rozeznania rynku poprzez porównanie 3 ofert, informacji cenowych lub cenników. W nowym okresie programowania obowiązkiem beneficjenta będzie jedynie upublicznienie zapytania ofertowego, natomiast Wytyczne nie precyzują, jakie elementy musi to zapytanie ofertowe zawierać. Należy jednak przypuszczać, że zapytanie ofertowe stosowane dla wydatków o wartości od 20.000,00 zł netto do 50.000,00 zł netto nie jest tożsame z zapytaniem stosowanym w przypadku zasady konkurencyjności. Co jednak istotne, jeżeli w związku z zamieszczeniem zapytania ofertowego beneficjent otrzyma kilka ofert, to jego obowiązkiem jest wybór oferty najkorzystniejszej, zgodnie z treścią zamieszczonego przez siebie zapytania.

Zasada konkurencyjności i prawo zamówień publicznych

Omówienie procedur wynikających z tzw. zasady konkurencyjności oraz prawa zamówień publicznych wypada zacząć od niezwykle istotnej zmiany w stosunku do dotychczasowych reguł. Mianowicie, w nowej perspektywie zasadę konkurencyjności stosować będą również jednostki publiczne, zobowiązane do stosowania ustawy prawo zamówień publicznych, dla wydatków o wartości powyżej 50.000,00 zł netto, a niższej od kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 ustawy prawo zamówień publicznych („Ustawa”), tj. kwoty 30.000,00 euro. Od razu pojawia się pytanie, a co z zamówieniami o wartości równej kwocie 30.000,00 euro? Przecież art. 4 pkt. 8 Ustawy wskazuje, że nie stosuje się jej do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, czyli jeżeli wartość zamówienia jest równa kwocie 30.000,00 euro lub niższa od tej kwoty, to wówczas Ustawy nie stosuje się.
Zapewne jest to błąd ustawodawcy, ale de facto powoduje, że jeżeli beneficjent ustali wartość zamówienia na kwotę równą 30.000,00 euro (nie niższą, nie wyższą), wówczas nie stosuje ani przepisów prawa zamówień publicznych, ani zasady konkurencyjności.

W Wytycznych wprowadzono ogólne warunki dotyczące realizacji zamówień publicznych odnoszące się zarówno do ustawy prawo zamówień publicznych, jak i zasady konkurencyjności. W ogólnych warunkach wprost przewidziano możliwość ustalenia również w ramach zasady konkurencyjności warunków udziału w postępowaniu. Dotychczas Zasady finansowania PO KL nie odnosiły się w żaden sposób do możliwości ustanawiania przez beneficjentów warunków udziału w postępowaniu. Co prawda w praktyce większość beneficjentów takie warunki wprowadzało, niemniej Instytucja Zarządzająca nie określiła żadnych ram ani wytycznych w tym zakresie.

Obecnie, w Wytycznych śladem prawa zamówień publicznych przewiduje się, że warunki udziału w postępowaniu określane są w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia, przy czym nie mogą one zawężać konkurencji poprzez ustanawianie wymagań przewyższających potrzeby niezbędne do osiągnięcia celów projektu i prowadzących do dyskryminacji wykonawców.
Jeżeli chodzi o kryteria oceny ofert to w warunkach ogólnych, śladem prawa zamówień publicznych, zobowiązano beneficjentów stosujących zasadę konkurencyjności do wprowadzenia pozacenowych kryteriów oceny ofert, takich jak m.in.: jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, serwis, termin wykonania zamówienia, czy koszty eksploatacyjne. Co prawda ustawodawca stwierdza, że kryteria oceny ofert powinny co do zasady określać inne niż cen wymagania, co nie wskazuje na bezwzględny obowiązek, jednak biorąc pod uwagę obowiązującą we wspólnotowych uregulowaniach odnoszących się do zamówień publicznych tendencję, należałoby opowiedzieć się za stanowiskiem, że de facto wprowadzanie pozacenowych kryteriów stanowi obowiązek beneficjentów.

Co istotne, MIR w Wytycznych nakłada na beneficjentów stosujących zasadę konkurencyjności oraz przepisy Ustawy dodatkowy obowiązek, tj. stosowanie w umowach z wykonawcami kar umownych za nienależyte wykonywanie zamówień publicznych. Jeżeli beneficjent nie zastosuje takich kar, wówczas musi pisemnie udokumentować przyczyny ich niezastosowania.
W kolejnych publikacjach przedstawię szczegółowe unormowania dotyczące zarówno zasady konkurencyjności, jak i prawa zamówień publicznych.