Od wielu lat podmioty funkcjonujące w systemie zamówień publicznych, zarówno po stronie zamawiających jak i wykonawców, wypracowały sobie pewien standard jeśli chodzi o wyznaczane terminy składania ofert w postępowaniach. Oczywiście były one oparte na obowiązujących przepisach, ale co do zasady wszyscy zamawiający posługiwali się ustawowymi minimalnymi terminami na składanie ofert, a więc 7 i 14 dni (w przypadku robót budowlanych) oraz 40 dni w przypadku „zamówień unijnych”, zupełnie bezkrytycznie podchodząc do regulacji prawnej w tym zakresie. Wykonawcy z kolei przywykli do konieczności bieżącej obserwacji pojawiających się ogłoszeń o zamówieniach, tak aby nie stracić szansy na uzyskanie zamówienia, z powodu zbyt późnego przystąpienia do przygotowywania oferty.
Tymczasem warto przypomnieć, że punktem wyjścia dla wyznaczenia przez zamawiającego terminu składania ofert w danym postępowaniu winien być czas niezbędny do przygotowania i złożenia oferty (art. 43 ust. 1 pzp). Ponadto należy wskazać na nowowprowadzony (dużą nowelizacją ustawy pzp
z połowy 2016 roku) art. 9a, który dodatkowo wskazuje, że wyznaczając terminy składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, zamawiający uwzględnia złożoność zamówienia oraz, w przypadku ofert, czas potrzebny na sporządzenie ofert, z zachowaniem określonych w ustawie minimalnych terminów składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert (art. 9a ust. 1 pzp).
W świetle powyższego wskazać należy, że wymienione przesłanki mogą, a wręcz powinny mieć wpływ na wydłużenie minimalnych (ustawowych) terminów składania ofert. Tym samym zamawiający winni za każdym razem indywidualnie badać oraz uwzględniać rodzaj i złożoność danego zamówienia, a także czasokres prowadzenia postępowania (okresy świąteczne, tzw. długie weekendy, itp.). W przeciwnym wypadku może dojść do zakłócenia konkurencyjności oraz naruszenia zasady równego traktowania wykonawców.
W niektórych sytuacjach ustawodawca wprost nakazuje wydłużenie minimalnych terminów, nie pozostając w tym przedmiocie zamawiającemu żadnego wyboru. Będzie tak w przypadku, gdy oferty mogą zostać złożone jedynie po odbyciu przez wykonawcę wizji lokalnej albo po sprawdzeniu przez niego dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia (art. 9a ust. 2).
Z kolei znowelizowany w lipcu 2016 roku art. 43, w ust. 2b pozwala zamawiającemu na wyznaczenie terminu składania ofert krótszego niż termin określony w ust. 2 (a zatem dla prowadzonych aktualnie postępowań – termin 40 dniowy, natomiast dla postępowań wszczętych po dniu 18 października 2018 roku, na mocy art. 18 pkt 5 lit a Ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw – termin 35 dniowy), nie krótszy jednak niż 15 dni,
w następujących przypadkach:
1) opublikowania wstępnego ogłoszenia informacyjnego, o ile wstępne ogłoszenie informacyjne zawierało wszystkie informacje wymagane dla ogłoszenia o zamówieniu, w zakresie, w jakim były one dostępne w chwili publikacji wstępnego ogłoszenia informacyjnego, i zostało zamieszczone w profilu nabywcy na co najmniej 35 dni i nie więcej niż 12 miesięcy przed dniem przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej;
2) jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione.
Mikołaj Maźwa,
radca prawny, wspólnik Wielkopolskiej Grupy Prawniczej
