Począwszy od 2017 roku nowym zadaniem zamawiających, wynikającym z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku prawo zamówień publicznych – dalej Ustawa, będzie obowiązek publikacji planu postępowań o udzielenie zamówień.

Plan postępowań o udzielenie zamówień zawiera w szczególności informacje dotyczące:

1. przedmiotu zamówienia;
2. rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi;
3. przewidywanego trybu lub innej procedury udzielenia zamówienia;
4. orientacyjnej wartości zamówienia;
5. przewidywanego terminu wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym lub miesięcznym.

Przygotowanie planu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wydaje się problematyczne w szczególności ze względu na obowiązek agregacji poszczególnych zamówień – zamawiający tworząc plan, powinni zastanowić się, które zamówienia uznać za tzw. zamówienia tego samego rodzaju (co do których występuje tożsamość przedmiotowa, podmiotowa i czasowa), a które uznać za zamówienia odrębne. Przykładowo, zamawiający planując postępowania na dany rok budżetowy, w celu określenia orientacyjnej wartości zamówienia, czy właściwego trybu, zobligowani są zdecydować, czy budowa różnych dróg stanowić będzie jedno zamówienie, czy też odrębne zamówienia. Takich przykładów w ramach praktyki jednostek publicznych można wskazać co najmniej kilkadziesiąt.

Nie należy również zapominać o kwestii, która w aspekcie planu postępowań o udzielenie zamówień budzi spore wątpliwości – mianowicie, w jaki sposób zamawiający powinni sumować wydatki ponoszone w ramach projektów unijnych. Czy wydatki w ramach realizowanych przez jednostki publiczne projektów podlegają sumowaniu z wydatkami ponoszonymi w ramach jednostki?

Zgodnie z brzmieniem art. 13a ust. 1 Ustawy zamawiający, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2 Ustawy (tj. jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych oraz inne, niż określone w pkt 1, państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej), oraz ich związki nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ sporządzają plany postępowań o udzielenie zamówień publicznych, jakie przewidują przeprowadzić w najbliższym roku finansowym oraz zamieszczają je na stronie internetowej. Zamawiający, inni niż wymienieni powyżej (tj. zamawiający, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2 Ustawy), mogą zamieszczać na stronie internetowej plany postępowań o udzielenie zamówień publicznych, lecz nie mają takiego obowiązku.

Co istotne, zgodnie z opinią Urzędu Zamówień Publicznych – dalej UZP – przywołane przepisy Ustawy mówią o planach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, a nie o planach zamówień publicznych (jak pierwotnie zakładała projektowana regulacja). W świetle powyższego publikacja wskazanych planów dotyczy wyłącznie zamówień, w odniesieniu do których zamawiający mają obowiązek stosować przepisy p.z.p. Zgodnie z treścią art. 4 pkt 8 Ustawy jej przepisów nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro. Zatem do tego rodzaju zamówień nie mają zastosowania przepisy Ustawy dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Tym samym, jak twierdzi UZP, przyjąć należy, że zamawiający, o których mowa w art. 13a ust. 1 Ustawy, nie są zobowiązani do wykazywania w planach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zamówień poniżej progu bagatelności, jak również zamówień, które są wyłączone z obowiązku stosowania przepisów Ustawy.

Nie zmienia to jednak faktu, że zamawiający dla wprowadzenia większej przejrzystości swoich wydatków, jak najbardziej mogą objąć planem zamówień również wydatki dotyczące zamówień podprogowych.

Wprowadzenie obowiązkowego planu postępowań o udzielenie zamówień należy ocenić jako pozytywne zmianę. W szczególności zwrócić należy uwagę, że dzięki obowiązkowi sporządzania planu na dany rok zamawiający będą dysponować pełną wiedzą na temat wartości poszczególnych zadań inwestycyjnych, a także w większym stopniu eliminować będą zagrożenie naruszenia przepisów Ustawy poprzez niewłaściwe szacowanie wartości zamówienia. Plan zamówień publicznych pozwoli zamawiającym na ocenę, jeszcze przed wszczęciem jakiegokolwiek postępowania, czy planowane zadania nie stanowią przypadkiem zamówień tego samego rodzaju, a pamiętać należy, że niewłaściwa ocena co do jednorodzajowości bądź odrębności określonych zadań może pociągnąć za sobą konsekwencje w postaci naruszenia przepisów Ustawy, naruszenia dyscypliny finansów publicznych, a w przypadku wydatkowania środków unijnych – również korekt finansowych.

W tym miejscu chciałbym wspomnieć, że w ramach programu E-Publiczny Doradca, którego jestem współautorem, już z zeszłym roku wprowadziliśmy narzędzie, które z jednej strony służy do przygotowania planu postępowań o udzielenie zamówień, a z drugiej pomaga zamawiającym kontrolować wydatki w danym roku budżetowym oraz prawidłowo realizować założenia planu. Co istotne, w ramach wprowadzonego modułu, jako specjalista w zakresie zamówień tego samego rodzaju (jestem autorem komentarza do tego zagadnienia), proponuję również kategorie wydatków (wraz z oceną pod kątem zgodności z przepisami Ustawy) oraz poszczególnych pozycji planu, co znacznie ułatwia zamawiającym pracę nad swoim planem postępowań o udzielenie zamówień.

Moduł „Planowanie zamówień i wydatkowanie środków” wygląda następująco:

1. Baza kategorii zamówień

2. Planowanie zamówień

3. Dokonywanie wydatków

4. Baza dokonanych wydatków

5. Raporty

6. Baza wiedzy – publikacja radcy prawnego Pawła Sendrowskiego „Zamówienia tego samego rodzaju. Prawidłowe szacowanie wartości zamówienia”

Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą:

www.e-publicznydoradca.pl

Paweł Sendrowski

radca prawny, wspólnik zarządzający w kancelarii Wielkopolska Grupa Prawnicza